Bij het wijzigen van het omgevingsplan, het opstellen van een (gebieds)visie of omgevingsprogramma, of bij participatie steekt een gemeente vaak veel tijd in de selectie. Zeker bij een aanbesteding voor gebiedsontwikkeling worden plannen beoordeeld, financiële voorstellen vergeleken en ambities afgewogen. Maar na de gunning begint pas het echte werk. Gemeente en winnende partij trekken daarna vaak jarenlang samen op, terwijl de opgave onderweg blijft veranderen.

Daarom telt bij een aanbesteding niet alleen de kwaliteit van het plan van aanpak. Minstens zo belangrijk is de vraag met wie u dat plan de komende jaren kunt vasthouden en bijsturen.

Bij complexe uitvragen, waarbij nog niet alles vooraf vastligt, kan een verificatiegesprek of kennismaking als onderdeel van de tender voor gebiedsontwikkeling daarbij helpen. U kiest dan niet alleen een voorstel, maar ook een partij die aansluit op de manier van werken van uw gemeente.

Na de gunning blijft de opgave veranderen

Op het moment van gunning ligt nog lang niet alles vast. De woningmarkt verandert, kosten stijgen, beleid schuift en participatie levert nieuwe inzichten op. Ook mensen wisselen, zowel bij de geselecteerde partij als bij de gemeente. Een plan dat vandaag sterk is, wordt daarom vaak later aangepast.

Dat vraagt om meer dan vakinhoudelijke kwaliteit. “Vertrouwen, open communicatie, verbindend leiderschap en een gedeelde visie zijn doorslaggevend voor langjarige samenwerking”, vertelt Gerrita Jansen, adviseur bij Kubiek. “Een goede samenwerking is essentieel om een resultaat te bereiken dat voor beide partijen goed voelt.”

Maak samenwerking concreet toetsbaar in uw aanbesteding

Open communicatie is belangrijk, maar “communiceert prettig” is als selectiecriterium te vaag om te beoordelen. Vertaal het daarom naar situaties die tijdens het project echt gaan voorkomen:

• Hoe maakt een partij tegenvallers vroeg bespreekbaar?
• Hoe worden besluiten voorbereid en vastgelegd?
• Wie zit er na de selectie aan tafel en met welke beslissingsruimte?
• Hoe organiseert een partij afstemming met gemeente, omgeving en adviseurs?
• Wat gebeurt er als nieuwe informatie een eerder voorstel onhoudbaar maakt?
• Hoe blijft kennis behouden als mensen in het team wisselen?

Zo verschuift de beoordeling van een belofte naar zichtbaar gedrag en een concrete werkwijze.

Kijk niet alleen naar de organisatie, maar ook naar het team

“Een sterk portfolio zegt iets over ervaring, maar de samenwerking wordt uitgevoerd door mensen”, zegt Gerrita Jansen.
Daarom proberen wij al tijdens een inschrijving zichtbaar te maken wie er achter de aanpak staan. Waar mogelijk laten we niet alleen zien welke ervaring we hebben, maar ook hoe we werken en communiceren. Zo krijgt een gemeente tijdens de selectieprocedure al meer zicht op de mogelijke samenwerking.

Een goede partner kiezen is maar één kant van het verhaal. Bent u er zelf ook klaar voor? Gezamenlijk plannen ontwikkelen vraagt binnen de gemeente om heldere rollen, bestuurlijke steun en voldoende capaciteit. Wie mag besluiten nemen? Wanneer is bestuurlijke afstemming nodig? Hoe gaat u om met wijzigingen onderweg? Wie langdurig en gelijkwaardig wil samenwerken, moet dat ook zelf kunnen dragen. Anders krijgt een marktpartij tijdens de aanbesteding wel ruimte om mee te denken, terwijl na de gunning alsnog ieder onderdeel dichtgetimmerd wordt.

Goede samenwerking bewijst zich pas als belangen uiteenlopen: een plan wordt duurder, de planning wordt niet gehaald of participatie vraagt om aanpassing. Bedenk daarom vóór de gunning al hoe partijen zulke momenten later oppakken.
Dat doet u niet door ieder risico contractueel dicht te regelen, maar door overleg, besluitvorming en escalatie helder te beleggen.
Echte afspraken blijven nodig”, zegt Gerrita Jansen, “maar een duurzame samenwerking ontstaat pas in combinatie met de zachte kant: vertrouwen, transparantie en begrip voor elkaars belangen.”

De beste keuze is de partij waarmee u verder kunt

Een selectieprocedure voor gebiedsontwikkeling gaat over meer dan het beoordelen van het mooiste eindbeeld. Zeker bij complexe opgaven staat nu al vast dat er onderweg nieuwe afwegingen nodig zijn.

Kijk daarom niet alleen naar de kwaliteit van het voorstel van vandaag, maar ook naar de partij en het team waarmee u morgen een lastig gesprek kunt voeren, keuzes kunt bijstellen en samen verantwoordelijkheid kunt dragen. Dat maakt de uitkomst niet volledig voorspelbaar, maar het vergroot wel de kans dat uw partner meebeweegt als de omstandigheden veranderen.

Wat kunnen wij betekenen bij uw tender?

Een adviesbureau dat zegt “wij zijn voor iedereen de beste keuze” moet volgens ons nog eens goed nadenken, want in de praktijk klopt dat niet.

Wij passen goed bij gemeenten die een tender of aanbesteding voor gebiedsontwikkeling net zo serieus nemen als het plan zelf, die ruimte willen voor overleg en bijsturing en die kiezen voor transparante communicatie.
Sluit dat aan, dan ondersteunen wij u graag bij complexe gebiedsontwikkelingen, vanuit ruimtelijke inhoud én proces. Met ervaring aan zowel de bureau- als de overheidskant verbinden wij planologie, ontwerp, juridische kennis, participatie en proces. Zo wordt vooraf scherp welke opgave er ligt, welke partijen en belangen erbij horen en welke aanpak daarbij past.